Bab 9 "Mengelola dan Mencetak Lembar Kerja."

Bab 9 "Mengelola dan Mencetak Lembar Kerja."

A. Menggunakan Fasilitas Print Preview

Pada saat akan mencetak dokumen atau lembar karja, sebaiknya terlebih dahulu melihat bentuk hasil pencetakan lembar kerja di layar monitor. Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk menampilkan hasil cetakan di layar monitor :

1) Pilih menu File→Print Preview atau dengan mencetak ikon Preview pada toolbar Standard.

2) Selanjutnya, Microsoft Excel akan menampilkan jendela Preview, di mana pada jendela tersebut di tampilkan hasil cetakan lembar kerja.

B. Mencetak Lembar Kerja dan Buku Kerja

1. Mencetak lembar kerja.

1) Setelah kamu melakukan perintah Set Print Area, pada saat kamu mengaktifkan Print Preview maka yang di tampilkan hanya bidang yang diblok menggunakan Print Area. Selain itu, bidang yang akan dicetak hanya bidang yang diblok menggunakan Print Area walaupun pada kotak dialog Print kamu menandai pilihan Active sheet(s).

2) Untuk mencetak kembali semua bidang suatu lembar kerja, hilangkan terlebih dahulu Print Area.
Caranya, pilih menu File→Print Area→Clear Print Area.

2. Mencetak ke File

Untuk mencetak dokumen ke file, dapat dilakukan dengan cara berikut :

1) Pilih menu File→Print Area→Set Print Area.

2) Buka menu File→Print atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard.

3) Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Print. Tandai kotak Print to file dengan mengklik kotak tersebut. Selanjutnya, tekan tombol OK di mana akan ditampilkan kotak dialog Print to File.

4) Pada kotak dialog Print to File, masukkan nama file pada kotak Output File Name. Hasil pencetakan dokumen akan tersimpan dalam bentuk file.

C. Mengatur Tata Letak (Layout) Cetakan

1. Mengatur Kertas

Untuk mengubah ukuran kertas pada Microsoft Excel dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1) Pilih menu File → Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Pilih tab Page.

2) Pada bagian tab Page terdapat beberapa pilihan untuk menentukan format kertas yang digunakan, yaitu sebagai berikut :

a.Orientation, mengatur orientasi pencetakan atau tata letak kertas.
b. Scaling, mengatur skala pencetakan.
c. Paper size, menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dalam pencetakan.
d. Print quality, menentukan kualitas pencetakan.
e. First page number, menentukan nomor halaman pertama.
f. Untuk mengatur format pencetakan lainnya dapat dilakukan dengan menekan tombol Options.
g. Tombol Print dilakukan untuk melakukan pencetakan ke printer.
h. Tombol Print Preview dilakukan untuk menampilkan hasil cetak di layar monitor.

2. Mengatur Margin

Untuk mengatur margin dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

1) Pilih menu File → Page Setup. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Page Setup.

2) Pilih tab Margins.

3) Salanjutnya, dapat dilakukan pengaturan margin dengan mengisi nilai margin dan pengaturan lainnya pada kotak yang tersedia :

a.Top, mengatur batas atas kertas.
b. Bottom, mengatur batas bawah kertas.
c. Left, mengatur batas kiri kertas.
d. Right, mengatur batas kanan kertas.
e. Header, mengatur letak header atau jarak dari tepi atas halaman ke header.
f. Footer, mengatur letak footer atau jarak dari tepi bawah halaman ke footer.
g. Center on Page, mengatur posisi rata tengah halaman.

3. Mengatur Header dan Footer

Untuk mengatur header dan footer dapat dilakukan dengan cara berikut :

1) Pilih menu File → Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Selanjutnya pilih tab Header/Footer.

2) Kamu dapat melakukan pengaturan header dan footer dengan memilih isi header dan footer yang tersedia dengan menekan tanda panah pada kotak Header atau Footer.

3) Untuk membuat sendiri header dan footer dapat dilakukan dengan menekan tombol Custom Header atau Footer.

4) Setelah kotak dialog Header atau Footer ditampilkan, isi kotak section dengan teks yang diinginkan.

5) Isi Header atau Footer dapat ditampatkan pada 3 posisi, yaitu posisi kiri (Left section), tangah (Center section), dan kanan (Right section).

6) Nomor halaman dari suatu dokumen dapat ditampilkan pada header atau footer.

7) Untuk menyisipkan fungsi penempatan nomor halaman, tanggal, dan fungsi lainnya dapat digunakan toolbar yang terdapat pada kotak dialog Header atau Footer.

4. Mengatur Lembar Kerja

Untuk melakukan pengaturan lembar kerja, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :

1) Pilih menu File → Page Setup yang akan menampilkan kotak dialog Page Setup. Pilih tab Sheet.

2) Untuk menentukan daerah yang akan dicetak dapat dilakukan dengan mengisi kotak Print area.

3) Pada bagian Print titles dimasukkan daerah judul lembar kerja yang akan ditampilkan pada setiap halaman pencetakan.

4) Fungsi lainnya yang dapat digunakan adalah fungsi untuk menampilkan elemen-elemen lembar kerja pada hasil pencatekan, yaitu sebagai berikut.

a.Gridlines, menampilkan garis skala pada hasil pencetakan.
b. Row and column headings, menampilkan bingkai lembar kerja.
c. Black and white, mencatak hasil pencetakan dengan warna hitam putih.
d. Draft quality, mencatak hasil pencetakan dengan kualitas draft sehingga menghemat tinta dan mempercapat proses pencetakan.
e. Comments, menampilkan komentar pada hasil pencetakan.
f. Cell errors as, mengatur karakter yang akan ditampilkan pada saat terjadi error pada suatu sel.

5) Pada pilihan Page order, terdapt dua pilihan untuk menentukan urutan pembacaab lembar kerja. Down, then over digunakan untuk menentukan pembacaan urutan lembar kerja dari atas ke bawah dilanjutkan ke samping kanan. Over, then down digunakan untuk mengurut lembar kerja dari kiri ke kanan kemudian dilanjutkan ke bawah.

5. Mengelola Lembar Kerja dalam Buku Kerja

1. Mengganti Nama Lembar Kerja

Untuk mengganti nama lembar kerja, dapat dilakukan dengan menggunakan salah satu cara dibawah ini :
Cara 1
1) Klik tab lembar kerja yang akan diganti namanya, misalnya tab Sheet 1.
2) Klik dua kali tab lembar kerja tersebut dan selanjutnya ketikkan nama baru untuk lembar kerja tersebut. Selanjutnya, tekan tombol Enter pada keyboard.

Cara 2
1) Klik tab lembar kerja yang akan diganti namanya.
2) Klik kanan pada tab lembar kerja kemudian pilih Rename pada menu shortcut yang ditampilkan.
3) Ganti nama lembar kerja dengan nama yang kamu inginkan.

Cara 3
1) Klik tab lembar kerja yang akan diganti.
2) Pilih menu Format → Sheet → Rename.
3) Ketikkan nama baru lembar kerja yang kamu inginkan.

2. Menyisipkan Lembar Kerja

Untuk menambahkan lembar kerja pada suatu buku kerja, dapat dilakukan dengan cara dibawah ini :

1) Pilih salah satu tab lembar kerja.

2) Tekan tombol kanan mouse.

3) Pilih Insertpada pilihan dari menu shortcut yang ditampilkan.

4) Pada kotak dialog Insert, pilih Worksheet pada tab General kemudian tekan tombol OK.

3. Menyalin Lembar Kerja.

Untuk menyalin isi data pada lembar kerja dapat dilakukan dengan cara dibawah ini :

1) Piilih tab kerja yang akan disalin.

2) Blok isi lembar kerja tersebut.

3) Tekan dan tahan tombol Ctrl pada keyboard, selanjutnya klik lembar kerja. Tab tersebut akan berubah menjadi warna putih.

4) Pilih menu Edit → Fill → Across Worksheets.

5) Pada kotak dialog Fill Across Worksheet, pilih All kemudian tekan tombol OK.

4. Memindahkan Lembar Kerja

Untuk memindahkan lembar kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1) Pilih lembar kerja yang akan dipindahkan.

2) Pilih menu Edit → Move or Copy Sheet. Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Move or Copy.

3) Untuk menentukan lokasi buku kerja di mana lembar kerja akan dipindahkan dapat dipilih pada kotak daftar pilihan To book.

4) Pada kotak pilihan Before sheet, pilih lokasi lembar kerja di mana lembar kerja akan dipindahkan.

5) Biarkan kotak Create a copy tetap kosong karena lembar kerja hanya akan dipindahkan tanpa menyalin.

5. Menghapus Lembar Kerja

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk menghapus lembar kerja :

1) Pilih tab lembar kerja yang akan dihapus.

2) Pilih menu Edit → Delete Sheet.